Durante el confinamiento aumentó de manera considerable la necesidad de realizar trámites online, lo que provocó que algunos organismos públicos experimentaran un colapso en sus equipos y plataformas, ya que no se encontraban preparados para atender un volumen elevado de solicitudes de manera telemática. En consecuencia, se hizo aún más notable la necesidad de emplear nuevas tecnologías para mejorar la accesibilidad y eficiencia de la prestación servicios públicos online, reducir los tiempos de gestión o reforzar las medidas de protección de datos.
En ese sentido, la implementación de soluciones tecnológicas otorga grandes beneficios a empresas y entidades de diferentes sectores tanto en el ámbito público como privado. Por ello, en los últimos años los organismos públicos han iniciado el camino había la transformación digital y se han impulsado proyectos como el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas impulsado por el Gobierno dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Automatización de procesos en entidades públicas
La Robotización de Procesos (RPA) permite a las organizaciones automatizar tareas superfluas y repetitivas que, aunque no requieren una elevada toma de decisión, son esenciales para el correcto desarrollo de su actividad. Además de reducir la carga de trabajo, permite disminuir notablemente la tasa de error pudiendo trabajar 24/7 si necesidad de descanso. Su aplicación en el ámbito de las entidades públicas permite acelerar la resolución de los trámites de los usuarios ofreciendo así un mejor servicio y permitiendo a los trabajadores centrarse en aquellas consultas que precisen de intervención humana.
Pero ¿qué tareas pueden ser automatizadas? Para integrar la tecnología de Robotización de Procesos (RPA) en una entidad es necesario identificar aquellas tareas basadas en reglas que no requieren una elevada toma de decisión para poder diseñar flujos de automatización que se encarguen de replicarlas. Algunos ejemplos de tareas automatizables dentro del ámbito de los organismos públicos son la verificación de datos, complementación de formularios, clasificación de documentos o envío de información a diferentes organismos.
Dentro de la categoría de software de automatización, encontramos dos tipos de bots de (RPA): Bot RPA atendido, que trabaja de forma colaborativa con el resto de empleados, siendo su labor agilizar sus tareas, y Bot RPA desatendido, que lleva a cabo las tareas de forma totalmente independiente si necesidad de asistencia humana.
Implementación de Robotización de Procesos (RPA) en organismos públicos
En la administración pública descubrimos ya algunos casos de éxito donde la Robotización de Procesos (RPA) ha permitido mejorar la calidad de los servicios prestados. En la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) se emplea desde 2019 para gestionar las Altas y Bajas de Trabajadores Autónomos donde se estima un ahorro de 43.000 horas de labor humana gracias a la Robotización de Procesos (RPA).
Otro ejemplo es el Ayuntamiento de Barcelona donde, ante la necesidad de ampliar las terrazas para dar servicio en el sector de la hostelería durante el Covid-19, pudieron gestionarse las solicitudes de forma rápida y eficaz reduciendo el trámite de 30 minutos a 5.
Sin embargo, bajo la estrategia del Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas y viendo el éxito de los proyectos realizados, se estima la implementación de la Robotización de Procesos (RPA) en más ámbitos de las administraciones públicas durante los próximos años.
Beneficios de la RPA para las organizaciones públicas
Al igual que ocurre en otros sectores, la Robotización de Procesos (RPA) puede otorgar múltiples beneficios a las administraciones públicas como la disminución de trabajo a los empleados, la reducción de la tasa de error o el incremento de la productividad. Sin embargo, las mayores ventajas que la Robotización de Procesos (RPA) brinda en estas organizaciones están vinculados con brindar una mejor experiencia a los usuarios ofreciendo tramites más agiles, servicios de mayor calidad y una mayor accesibilidad ante cualquier solicitud ya que ofrece una gran escalabilidad permitiendo adaptarse a un incremento de las solicitudes y evitando colapsos.
En ToBeIT, como expertos en Robotización de Procesos (RPA), ayudamos a entidades de diferentes sectores a implementar tecnología RPA para automatizar tareas repetitivas y aliviar la carga de trabajo, permitiendo a los equipos centrarse en procesos que requieran una mayor toma de decisión.
